Política de Protección de Datos Personales

1. Alcance

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por PROCOBAS LTDA, considerando los diferentes roles que cumple sobre dichas bases de datos, como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, a fin de implementar procedimientos, controles y lineamientos que permitan la protección de los mismos.

2. Definiciones

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato público: datos relativos, entre otros, al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios para el tratamiento de datos personales

3.1 Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, de la Ley y la Constitución. El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Constitución, la Ley y la presente política.

3.2 Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

3.3 Principio de finalidad

El tratamiento de datos personales que PROCOBAS LTDA realiza obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

3.4 Principio de libertad

PROCOBAS LTDA garantiza que el tratamiento de datos personales será regido por la presente política y se ejecutará únicamente cuando el titular haya emitido autorización previa y expresa, salvo los casos que no requieran autorización conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3.5 Principio de seguridad

La información sujeta al tratamiento de datos personales por parte de PROCOBAS LTDA contará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.6 Principio de transparencia

PROCOBAS LTDA garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de los datos que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos, bajo los parámetros establecidos por la normatividad aplicable.

3.7 Principio de veracidad

PROCOBAS LTDA garantiza que la información contenida en las bases de datos sujetas a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

4. Tratamiento y finalidades

El tratamiento que realizará PROCOBAS LTDA será el de recolectar, procesar, almacenar, usar y transmitir o transferir, según corresponda, los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

4.1 Responsable

PROCOBAS LTDA hará tratamiento de los datos personales en términos y alcances de la autorización entregada por el titular de información, de las siguientes bases:

• Base de datos de aspirantes en proceso de selección: finalidad de validar la posible relación contractual, pudiendo tratar, transmitir o transferir información a diferentes aliados para las validaciones pertinentes.
• Base de datos de personal en capacitación: finalidad de iniciar procesos de capacitación corporativa y validar la posible relación contractual.
• Base de datos de clientes: finalidad de evaluar la posible relación contractual y tratar, transmitir o transferir datos a diferentes aliados de acuerdo con las necesidades que surjan.
• Base de datos de empleados: finalidad de establecer relación contractual.
• Base de datos de proveedores: finalidad de evaluar la posible relación contractual.
• Base de datos de visitantes: finalidad de identificar al visitante dentro de las instalaciones de la empresa.

4.2 Encargado

• Bases de datos de usuarios finales: propiedad de clientes de PROCOBAS LTDA.
• Base de datos con propiedad de contratante: finalidad de identificación poblacional por temas asociados al cubrimiento de ARL y responsabilidades contractuales propias del empleador.

5. Derechos de los titulares

Los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de PROCOBAS LTDA tienen derecho a:

• Conocer la política de tratamiento de datos de PROCOBAS LTDA y el uso o finalidad que se dará a sus datos personales.
• Identificar al responsable en PROCOBAS LTDA que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a PROCOBAS LTDA que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, una vez agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Los demás derechos señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

6. Deberes en el tratamiento de datos

6.1 Como responsables del tratamiento de datos

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

6.2 Como encargados del tratamiento de datos

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Datos sensibles y de menores de edad

PROCOBAS LTDA se compromete a dar cumplimiento a lo establecido en el Título III de la Ley 1581 de 2012.

9. Entrada en vigencia

La presente política ha entrado en vigencia desde el veinte (20) de julio de 2018.

La presente política aplica a partir del ingreso a la empresa.

Control de cambios